Privatlivspolitik

Mindela drives af Nicklas Vilmann. Du kan kontakte os via formularen "Book demo".

Politikken gælder for besøg på Mindelas hjemmeside og for henvendelser til os. Når en virksomhed bruger selve Mindela, er virksomheden dataansvarlig for de oplysninger, den lægger ind, og vi er databehandler. Det er beskrevet nederst.

Book demo. Udfylder du formularen, gemmer vi din e-mail, dit navn, firmanavn og din besked for at kunne kontakte dig om en demo, og sender dem til os på mail via Resend. Grundlaget er vores legitime interesse i at besvare din henvendelse og at gøre skridt forud for en aftale (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og b). Vi sletter henvendelsen senest 12 måneder efter, hvis der ikke bliver en aftale.

Log ind. Når en medarbejder hos en kunde logger ind, behandler vi e-mail, navn og adgangskode (gemt som hash, så den ikke kan læses) for at give adgang til kundens Mindela. Det sker på kundens vegne.

Tekniske logs. Vores hostingleverandør registrerer kortvarigt IP-adresse og tidspunkt for opkald for at sikre drift og beskytte mod misbrug.

Vi bruger kun cookies, der er nødvendige for at holde dig logget ind og huske dit valg af "Husk mig". Vi bruger ingen cookies til statistik, markedsføring eller sporing, og derfor har sitet ikke et cookiebanner.

Vi bruger disse leverandører til at drive Mindela: Supabase (database, login og kortvarig lagring af store uploads, Frankfurt), Contabo (hosting af Mindela og søgning i kundens dokumenter, Tyskland) Mistral AI (sprogmodel og tale til tekst, EU) Resend (udsendelse af mails fra Mindela) og Cloudflare (robot-tjek på login-siden, som ser browseren og IP-adressen, men aldrig e-mail eller adgangskode). Se også listen på sikkerhedssiden. Vi sælger ikke oplysninger og bruger dem ikke til andet.

Data opbevares og behandles i EU. Nogle af leverandørerne er amerikanske selskaber. Overførsel til dem hviler på EU-USA Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Dokumenter, noter, spørgsmål og svar tilhører kunden. Vi behandler dem kun efter kundens instrukser og efter en databehandleraftale, som indgås, før vi rører kundens data. Kunden skal selv informere sine medarbejdere om, at Mindela bruges. Mindela er ikke beregnet til at vurdere eller overvåge medarbejdere.

Når en medarbejder indtaler en note, bliver lyden sendt til Mistral for at blive skrevet ud til tekst. Lyden gemmes ikke hos os. Kun den tekst, brugeren selv godkender, bliver gemt. Mistral kan, afhængigt af deres aftale med os, opbevare lyden kortvarigt til misbrugskontrol, men bruger den ikke til træning.

Beder en medarbejder Mindela om at rydde op i en note, bliver notens tekst sendt til Mistral for at blive omskrevet, og resultatet bliver først gemt, når medarbejderen godkender det. Når nogen uploader et dokument, sender Mindela filnavnet og et udsnit af teksten (begyndelse, midte og slutning) til Mistral for at foreslå, hvilken mappe og afdeling det hører til, og om det kan være følsomt.

Hver medarbejders samtaler er private. Mindela viser dem hverken til kolleger eller til administratorer hos kunden. Administratorer ser kun tal på en oversigt, fx hvor mange spørgsmål der er stillet, og ikke hvad der er spurgt om eller af hvem. De kan desuden se anonyme emner, som Mindela ikke kunne svare på, fx "Ferie for lærlinge", men kun når mindst 3 kolleger har spurgt om det samme, og aldrig navne eller de ordrette spørgsmål. En administrator kan give en medarbejder en ny adgangskode. Det bliver registreret, og medarbejderen får besked, næste gang vedkommende logger ind. Medarbejderen kan altid slette sine egne samtaler, og samtaler bliver desuden slettet automatisk efter 90 dage, medmindre kunden har aftalt en anden periode. Søgemaskinen, der finder svarene, husker kun en samtale i op til et døgn for at kunne følge med i den. CPR-numre, som nogen skriver i en samtale eller en note, bliver fjernet automatisk, før noget gemmes. Noter og dokumenter er derimod fælles viden for dem, der har adgang til afdelingen. Vi læser ikke samtaler som en del af driften og får kun adgang til data, når det er nødvendigt for drift og fejlsøgning.

Du har ret til indsigt i, rettelse og sletning af oplysninger om dig, til at begrænse behandlingen, til at gøre indsigelse og til dataportabilitet. Er du medarbejder hos en kunde, skal du henvende dig til din arbejdsgiver, som er dataansvarlig. Vi hjælper dem med at svare.

Mener du, at vi behandler oplysninger forkert, kan du klage til Datatilsynet.